Algemene Voorwaarden – SOLA

Bij SOLA geloven we in duidelijkheid, wederzijds respect en zorg voor elkaar. Hieronder lees je wat je van ons mag verwachten en wat wij van jou verwachten wanneer je deelneemt aan een reis, weekend of activiteit.

Door in te schrijven ga je akkoord met deze voorwaarden.

1. Wat mag je van SOLA verwachten?

SOLA organiseert kleinschalige, begeleide weekenden en reizen in de natuur, met focus op gezondheid, beweging en persoonlijke ontwikkeling.

Wij engageren ons om:

• een veilige en respectvolle groepsomgeving te creëren
• professionele en zorgzame begeleiding te voorzien
• duidelijke informatie te geven over programma, locatie en verwachtingen
• jouw gegevens en persoonlijke informatie vertrouwelijk te behandelen

Onze activiteiten zijn ervaringsgericht. Ze zijn geen medische behandeling, therapie of vervanging van professionele gezondheidszorg.

2. Inschrijving en betaling

Je inschrijving is definitief na:

• het invullen van het inschrijfformulier
• betaling van het voorschot

Betalingsregeling

• Voorschot: 40% bij inschrijving
• Saldo: uiterlijk 6 weken vóór start

Bij niet-tijdige betaling kan SOLA de reservatie annuleren.

Alle prijzen staan vermeld op de website en zijn inclusief BTW, tenzij anders vermeld.

3. Wat is inbegrepen?

Per reis of weekend staat op de website duidelijk vermeld wat inbegrepen is. Meestal omvat dit:

• Overnachtingen zoals beschreven
• Maaltijden zoals vermeld
• Begeleiding en inhoudelijke sessies
• Gebruik van materiaal tijdens activiteiten

Niet inbegrepen zijn doorgaans:

• Persoonlijke uitgaven
• Reis- en annuleringsverzekeringen

4. Annulering door jou

We begrijpen dat plannen kunnen veranderen. Annuleren kan schriftelijk via hello@solatravel.be.

De datum van ontvangst van je e-mail geldt als officiële annulatiedatum.

Annuleringskosten

Moment van annulering	Kost
Tot 61 dagen voor vertrek	15% van de reissom
60 – 41 dagen	30%
40 – 21 dagen	50%
Vanaf 20 dagen + no-show	100%

Minimumvergoeding: €50 per persoon

Verzekeringspremies en eventuele visa zijn nooit terugbetaalbaar.

Indien reeds niet-terugbetaalbare kosten zijn gemaakt (zoals specifieke logies of reservaties), kunnen de werkelijke kosten hoger zijn dan bovenstaande percentages.

Wij raden sterk een annuleringsverzekering aan.

5. Annulering of wijziging door SOLA

SOLA kan een reis of weekend annuleren of aanpassen bij:

• onvoldoende deelnemers
• ziekte van begeleiders
• overmacht (extreme weersomstandigheden, veiligheidsrisico’s, overheidsmaatregelen…)

In dat geval bieden wij:

• volledige terugbetaling
• of de mogelijkheid tot omboeking

SOLA is niet aansprakelijk voor bijkomende kosten die je zelf maakte.

6. Programmawijzigingen

Het programma kan aangepast worden door:

• weersomstandigheden
• veiligheidsoverwegingen
• groepsdynamiek
• beschikbaarheid van locaties of begeleiders

Wij zorgen steeds voor een gelijkwaardig alternatief, maar exacte inhoud kan wijzigen.

7. Jouw verantwoordelijkheid als deelnemer

Om de veiligheid en het welzijn van iedereen te waarborgen vragen wij dat je:

• eerlijk bent over je fysieke en mentale gezondheid
• je eigen grenzen respecteert
• instructies van begeleiders opvolgt
• gepaste kleding en materiaal meebrengt
• respectvol omgaat met mededeelnemers, begeleiders en natuur

Deelname gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

8. Gezondheid

Indien je medische aandoeningen, blessures of allergieën hebt die relevant kunnen zijn voor je deelname, vragen we dit vooraf te melden. Deze informatie wordt vertrouwelijk behandeld.

SOLA geeft geen medische adviezen en stelt geen diagnoses.

9. Aansprakelijkheid

SOLA is verzekerd voor haar burgerlijke aansprakelijkheid als organisator.

SOLA is niet aansprakelijk voor:

• blessures door fysieke inspanning
• verlies of diefstal van persoonlijke bezittingen
• beslissingen die deelnemers zelf nemen buiten begeleide momenten

Behalve in geval van opzet of zware fout door SOLA.

10. Verzekeringen

Deelnameprijs bevat geen:

• annulatieverzekering
• reisbijstandsverzekering
• persoonlijke ongevallenverzekering

De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van passende verzekeringen.

11. Gedrag tijdens de reis

Respect voor anderen en de omgeving is essentieel.

Storend, gevaarlijk of grensoverschrijdend gedrag kan leiden tot uitsluiting van deelname zonder recht op terugbetaling.

12. Foto’s en beeldmateriaal

Tijdens activiteiten kunnen sfeerbeelden gemaakt worden. Deze kunnen gebruikt worden voor communicatie van SOLA (website en sociale media).

Wie dit niet wenst, kan dit vooraf laten weten.

13. Klachten

Heb je een probleem of ontevredenheid? Meld dit zo snel mogelijk ter plaatse zodat we samen een oplossing kunnen zoeken.

Schriftelijke klachten kunnen binnen 14 dagen na afloop gestuurd worden naar hello@solatravel.be.

14. Overmacht

SOLA is niet aansprakelijk voor situaties buiten haar wil, zoals natuurrampen, pandemieën, overheidsmaatregelen, vervoersproblemen of andere uitzonderlijke omstandigheden.

15. Toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is Belgisch recht van toepassing. Geschillen vallen onder de bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement waar SOLA gevestigd is.

16. Contact

SOLA
Gevestigd in Gent, België
hello@solatravel.be